Health Consult digitalisiert Anmeldeprozess für Vorsorgeuntersuchungen

Seit Herbstbeginn bietet Health Consult Gesellschaft für Vorsorgemedizin Ges.m.b.H., eine 100%ige Tochter des Wiener Roten Kreuzes, seinen Kund*innen ein ganz neues Look & Feel: Anstelle von herkömmlichen, papierbasierten Anmeldungen kann nun auf ein zeitgemäßes, digitales Anmeldemanagement für die in Unternehmen angebotenen Vorsorgeuntersuchungen zurückgegriffen werden. Damit wird nicht nur die Datenqualität signifikant erhöht, sondern auch die dahinter stehenden, aufwändigen Arbeitsprozesse konnten komplett umgestellt werden. In Zusammenarbeit mit BRAINTRUST, dem Wiener Anbieter der Eventmanagement-Software EventMaker, wurden die Prozesse analysiert, und auf Basis der Möglichkeiten eines digitalen Anmeldemanagements optimiert. Dann wurde die Software an den neu definierten Prozess – von der Kommunikation der Anmelde-Website bis zur Registrierung der Anwesenheit bei den Untersuchungen vor Ort – angepasst.
Für Health Consult-Geschäftsführerin Dr. Maria Weber, MBA, ein wichtiger Schritt zu zeitgemäßen Arbeitsabläufen: „Neben Arbeitsmedizin, Arbeitspsychologie, einem Vorsorge- und Facharztzentrum ist die Health Consult ein großer österreichischer Anbieter für Vorsorgeuntersuchungen in Unternehmen und hat sehr spezifische Ablaufprozesse, die wir einhalten müssen. Und natürlich war der Datenschutz auch ein zentrales Thema. BRAINTRUST hat unsere Anforderungen detailliert aufgenommen und im Zuge des Projektmanagements auch viele neue Lösungsansätze eingebracht. In sehr kurzer Zeit lag uns bereits eine zeitgemäße Lösung vor, die perfekt unseren Vorstellungen entsprach und die wir voller Überzeugung bei unseren Firmenkunden ausrollen konnten.“ Thomas Stern, Geschäftsführer der Wiener Digitalagentur BRAINTRUST betont, dass man mit der eigenen, webbasierenden Software-Plattform EventMaker bereits seit Jahren viele Kunden bei Ihren Einladungsprozessen unterstützt. Die zentralen Funktionen für die Anforderungen von Health Consult waren somit bereits abgedeckt. „Doch die Bedürfnisse des Kunden gingen weit darüber hinaus“, so Stern. „Aber da der EventMaker eine Eigenentwicklung von BRAINTRUST ist, war es uns möglich, das Produkt exakt für Health Consult anzupassen. Wir sind überzeugt, dass wir mit dem EventMaker sowohl für den Auftraggeber Health Consult als auch für die an Vorsorgeuntersuchungen interessierten Mitarbeiter*innen eine zeitgemäße, einfache und damit benutzerfreundliche Lösung anbieten können.“

Zeitgemäßer Anmeldeprozess: digital, zweisprachig und kommunikationsstark

Das neue digitale Anmeldesystem erleichtert nicht nur dem Team von Health Consult die Arbeit, sondern auch den beteiligten Unternehmen: Sie erhalten ein Mail mit ihrem firmenspezifischen Anmeldelink zwecks Weiterverbreitung an die interessierten Mitarbeiter*innen, sodass auf die wichtigen Vorsorgeuntersuchungen rasch und einfach aufmerksam gemacht werden kann. Den Mitarbeiter*innen wird eine firmenspezifische Website von Health Consult kommuniziert, auf der sich jede*r Interessierte – wahlweise auf Deutsch oder Englisch – selbständig registrieren kann. Auf der Website sind alle verfügbaren Termine auswählbar, und es werden alle für den weiteren Prozess notwendigen Personendaten erfasst. Nach der Anmeldung wird automatisch eine Zusagebestätigung mit Kalendereintrag versendet, und rechtzeitig vor den individuellen Blut- bzw. Vorsorgeuntersuchungen wird noch eine Termin-Erinnerungen per Mail und SMS zugestellt.

EventMaker serviciert die Arbeitsprozesse von Health Consult bis zur Verrechnung

Health Consult verfügt zu jedem Zeitpunkt über einen genauen Überblick zu den Anmeldezahlen in den einzelnen Unternehmen und kann – falls nötig – noch weitere Terminoptionen einfach und schnell online schalten. Vor den Blutuntersuchungen kann ein spezifischer Export für die Laborvorbereitungen und eine arbeitsvorbereitende Übersicht über die Anmeldungen aus dem EventMaker gezogen werden. Der Check-in zur Blutuntersuchung vor Ort erfolgt digital per QR-Scan und bietet eine weitere Prozess-Unterstützung: Wird die Blutuntersuchung von einer angemeldeten Person nicht wahrgenommen, wird – da ohne Blutwerte keine sinnvolle Vorsorgeleistung erbracht werden kann – der gebuchte Vorsorgetermin automatisiert gelöscht. Patient*in und Health Consult werden über diese Maßnahme automatisch informiert.
Und selbstverständlich werden auf Basis aller Informationen und Interaktionen im EventMaker die notwendigen Daten für den Verrechnungsprozess dokumentiert und sind durch Health Consult einfach weiterprozessierbar.