Wie Handwerker-Notdienste, IT-Dienstleister und Co. ihre telefonische Rufbereitschaft effizient organisieren

Ein-Personen-Unternehmen und KMU wie Handwerker, Schlüssel- und Störungsdienste, IT-Dienstleister, mobile Pfleger oder Schneeräumungsservices stehen oftmals – und insbesondere in der Weihnachtszeit – vor der Aufgabe, ihre Rufbereitschaft über die Feiertage bestmöglich zu organisieren. Dabei müssen Unternehmen sowohl die verlässliche Erreichbarkeit für Kund*innen als auch die Erholung der Dienstnehmer*innen sicherstellen. Je nach Unternehmensgröße und Anruffrequenz eignen sich cloudbasierte Telefonie-Lösungen, die laut Telekommunikationsexperte Markus Buchner, Geschäftsführer des österreichischen Business-Telefonie-Spezialisten yuutel, vor allem einfach und flexibel anwendbar sein müssen. 

Gewaschen, gekocht und gefahren wird immer – bis Waschmaschine, Herd oder Auto plötzlich nicht mehr anspringen. Dann heißt es, den benötigten Dienstleister zu erreichen, auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten. „Zahlreiche Dienstleistungsunternehmen müssen auch an Wochenenden, Feiertagen oder in den Nachtstunden verlässlich erreichbar sein und gleichzeitig die Arbeitsbelastung ihrer Mitarbeiter*innen möglichst gering halten. Das ist erfahrungsgemäß für Betriebe mit wenig Personal eine besondere organisatorische Herausforderung“, sagt yuutel-Geschäftsführer Markus Buchner. „Gerade im telefonischen Kundenservice steckt noch viel Digitalisierungspotenzial, das von vielen Unternehmen übersehen wird, ihnen aber helfen würde, Kosten zu sparen und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit zu verbessern.“ 

Abwechselnde Rufbereitschaft für Einzel- und Kleinunternehmen

Rund 87 Prozent der 358.600 österreichischen KMU sind Kleinstbetriebe mit weniger als zehn Beschäftigten, darunter viele Sozial- und Pflegedienste oder Handwerksbetriebe wie Installateure, Elektriker*innen, Schlüssel-, Not- und Störungsdienste. „Unternehmen aller Größen wollen vor allem, dass die Rufbereitschafts-Lösung flexibel und rasch einsatzbereit ist und möglichst einfach zu organisieren ist“, so Buchner. Die schnellste Lösung für Unternehmen, in denen einzelne Personen abwechselnd die Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit garantieren müssen, basiert auf einer zentralen Rufnummer und kommt ohne zusätzliche Hardware aus. Die Person mit Bereitschaftsdienst meldet sich einfach per Anruf auf einer vom Provider bereitgestellten 0720-Rufnummer oder Durchwahl für ihren Dienst an. „Eingehende Anrufe werden dann sofort an die jeweilige Mobil- oder Festnetzrufnummer des diensthabenden Teammitglieds weitergeleitet. Die Rufumleitung ist so lange aktiv, bis sich die nächste Person in das Bereitschaftsservice einwählt“, erklärt Buchner. „Jederzeit erreichbar zu sein, ist gut für’s Geschäft. Denn kaum etwas ist für Kund*innen in Notfällen und Stresssituationen schlimmer, als in endlosen Warteschleifen gefangen zu sein oder gar niemanden zu erreichen“, sagt Buchner. 

Cloud-Telefonie: Rufbereitschaft mit bis zu zehn Kanälen parallel

Für Unternehmen mit einer hohen Anruffrequenz, die komplexe Diensträder mit mehreren Bereitschaftsmitarbeiter*innen organisieren müssen, stehen ebenso individuelle Lösungen basierend auf Voice-over-IP-Technologie (VoIP) bereit. So können gleichzeitig bis zu zehn Kanäle genutzt werden, um die Rufbereitschaft auf mehrere Personen zu verteilen. „Komplexere Bereitschaftsdienst-Regelungen lassen sich einfach als Funktion unserer ‚yuu Phone‘-Cloud-Telefonanlage einrichten. Sie bietet eine einheitliche Bereitschaftsnummer für ein- und ausgehende Anrufe sowie eine Kalenderfunktion mit stundengenauer Zuteilung der Dienst-Zeitfenster. Zudem kann sie alle Festnetz- und Handynetze einbinden, egal, wo sich die Bereitschaftsmitarbeiter*innen gerade befinden“, erklärt Buchner. Auf Wunsch kann das System um eine Warteschlangen-Anzeige, eine zentrale Sprachbox mit E-Mail-Versand und viele weitere nützliche Funktionen ergänzt werden. „Cloud-Telefonie ist keinesfalls nur für große Konzerne mit mehreren Standorten geeignet. Auch KMU mit Rufbereitschafts-Anforderungen profitieren von netzbasierten TK-Lösungen“, so Buchner abschließend.

Über yuutel GmbH

yuutel ist als Telekommunikationsanbieter für Unternehmen spezialisiert auf Rufnummern und cloudbasierte Lösungen, die zuverlässig die telefonische Erreichbarkeit von Unternehmen sicherstellen. yuutel verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung am österreichischen und internationalen Telekom-Markt und realisiert lokale und internationale Telefonnummern und Servicerufnummern, Cloud-Telefonanlagen und SIP-Trunks, u.a. für Microsoft Teams-Telefonie. Wir finden für unsere Kunden die jeweils beste Lösung und sind bekannt für unsere persönliche Beratung und den ausgezeichneten Kundenservice.

Die yuutel GmbH, 2001 als atms gegründet, ist zu 100% inhabergeführt und hat ihren Sitz in Wien. Über 1.300 zufriedene Firmenkunden in ganz Europa vertrauen yuutel täglich ihre geschäftliche Telefonie an, darunter Großbetriebe wie die ASFINAG, die AGES, der ORF und REWE, aber auch zahleiche E-Commerce-Anbieter wie HolidayCheck, refurbed oder die Niceshops-Gruppe. Weitere Informationen unter www.yuutel.at