PRVA Roundtable enthüllt die schockierenden Geheimnisse im „Spannungsfeld Ausschreibungen“!

Am 25. Februar 2026 lud der Public Relations Verband Austria (PRVA) zu einem Roundtable mit dem Thema „Spannungsfeld Ausschreibungen“ ein. Dabei ging es darum, wie Pitch-Verfahren und öffentliche Ausschreibungen miteinander zusammenhängen und welche Schwierigkeiten dabei entstehen. Unter der Leitung von PRVA-Präsidentin Ingrid Gogl diskutierten Fachleute aus Agenturen, öffentlicher Verwaltung und Unternehmen. Sie zeigten die Probleme auf und suchten gemeinsam nach Wegen, um fairere, qualitativ bessere und rechtlich sichere Abläufe zu schaffen. Solche Gespräche sind wichtig, weil sie helfen, die Zusammenarbeit zwischen Auftraggebern und Agenturen zu verbessern.

Herausforderungen für Agenturen und Auftraggeber

In der Diskussion wurde klar, dass sowohl Agenturen als auch Auftraggeber vor besonderen Herausforderungen stehen.

Probleme für Agenturen

• Wenig Feedback bei privaten Pitches: Bei öffentlichen Ausschreibungen müssen die Entscheidungskriterien offen gelegt werden, sodass nachvollziehbar ist, wie entschieden wurde. Bei privaten Pitches fehlt aber oft eine klare Rückmeldung, obwohl gerade davon Agenturen viel lernen könnten.
• Hohe Anforderungen bei Ausschreibungen: Manche Ausschreibungen verlangen sehr genaue Referenzen oder bestimmte Fachkräfte. Das kann für neue oder kleine Agenturen eine große Hürde sein und sie dadurch benachteiligen.
• Bewertung der „Chemistry“: Die persönliche Sympathie und das Arbeitsklima („Chemistry“) sind bei privaten Pitches oft wichtig. Öffentlich kann man so etwas aber nicht einfach bewerten, weil es rechtlich schwierig ist.
• Sehr niedrige Preise: Manchmal werden Preise angeboten, die kaum kostendeckend sind. Solche Dumpingpreise stören den fairen Wettbewerb. Deshalb müssen solche Angebote genau geprüft werden.
• Geringe Abstandshonorare: Manchmal gibt es eine kleine Entschädigung für die Teilnahme am Pitch. Diese „Abstandshonorare“ sind oft eher symbolisch und decken nicht den echten Aufwand. Trotzdem zeigen sie Wertschätzung.

Schwierigkeiten für Auftraggeber

• Zwischen Kosten und Qualität abwägen: Einkauf und Fachabteilungen haben unterschiedliche Ziele. Der Einkauf möchte Kosten sparen, während die Fachabteilungen auf gute Leistung achten. Das kann zu Spannungen führen.
• Rechtliche Regeln einhalten: Beim Vergaberecht sind Transparenz, Gleichbehandlung und nachvollziehbare Entscheidungen sehr wichtig. Deshalb muss genau dokumentiert werden, warum welcher Anbieter ausgewählt wurde.
• Subjektive Kriterien objektiv bewerten: Zum Beispiel die „Chemistry“ objektiv zu bewerten, ist schwierig, aber notwendig, um faire Entscheidungen zu treffen.

Wie man die Abläufe verbessern kann

Positiv ist, dass das Verhältnis zwischen Preis und Qualität immer besser wird. Der Preis macht oft nur mehr 30-40 Prozent der Gesamtbewertung aus. Das heißt, Qualität wird stärker berücksichtigt.

Außerdem ist eine enge Zusammenarbeit zwischen den Einkaufsabteilungen, Jurist:innen und Kommunikationsverantwortlichen sehr wichtig. So kann man Kriterien klarer festlegen, Abläufe besser gestalten und am Ende für alle zufriedenstellendere Ergebnisse erzielen.

Die Teilnehmer:innen des Roundtables wünschen sich für die Zukunft vor allem: mehr Fairness und Gleichbehandlung, niedrigere Einstiegshürden, mehr Transparenz und konstruktives Feedback, einfachere Prozesse und mehr gegenseitigen Respekt.

Fazit: Der PRVA-Roundtable zeigte: Die Unterschiede zwischen Pitch und öffentlicher Ausschreibung sind keine Frage von „richtig“ oder „falsch“, sondern verschiedene Systeme mit eigenen Regeln. Wichtig ist, dass der Prozess insgesamt hochwertig ist – mit klaren, nachvollziehbaren Kriterien, fairer Behandlung und einem guten Gleichgewicht zwischen Preis und Leistung.

Der PRVA wird diesen Dialog weiterführen, um gemeinsam bessere Standards zu erreichen und die gesamte Branche weiterzuentwickeln.

Über den PRVA (Public Relations Verband Austria)

Der Public Relations Verband Austria ist die Organisation für Kommunikationsexpert:innen in Österreich. Er fördert ein umfassendes Verständnis von professioneller und strategischer Kommunikation. Mit rund 800 Mitgliedern ist der PRVA eine wichtige Plattform zum Austausch und setzt sich für die gesellschaftspolitische Bedeutung von Public Relations ein. Seit 1975 engagiert sich der Verband für die Aus- und Weiterbildung, die Entwicklung von Qualitätsstandards sowie für ethische Richtlinien in der Branche.

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