Vizebürgermeister Christoph Wiederkehr präsentiert Reformbericht der Stadt Wien – Einwanderung und Staatsbürgerschaft

2021 begann eine umfassende Reform der Abteilung für Einwanderung und Staatsbürgerschaft. Am Freitag, dem 8. November 2024, stellte Vizebürgermeister und Integrationsstadtrat Christoph Wiederkehr gemeinsam mit Abteilungsleiter Georg Hufgard-Leitner den „Reformbericht der MA 35 – Überblick über die Entwicklung 2021 – 2024“ vor, der die Fortschritte und Maßnahmen der letzten Jahre zusammenfasst.

„Unser Ziel war klar: Die MA 35 sollte sich zu einer modernen, serviceorientierten Behörde entwickeln – mit schnelleren Verfahren und besserer Erreichbarkeit. Wir haben ein starkes Fundament geschaffen, auf dem diese Institution weiter wachsen und sich stetig verbessern kann. Die Verfahrensdauer in der Einwanderung wurde merklich verkürzt, die Kapazitäten für Staatsbürgerschaftstermine massiv ausgebaut, und die Serviceorientierung wurde gestärkt“, erklärt Christoph Wiederkehr. 

Steigender Druck machte tiefgreifende Reform notwendig

Die Behörde stand in den vergangenen Jahren vor steigenden Herausforderungen, die durch die Corona-Krise verstärkt wurden. Persönliche Termine waren eingeschränkt möglich, was zu einer erheblichen Zunahme an Anfragen per E-Mail und Telefon führte. Um den ohnehin gestiegenen Bedarf zu bewältigen, wurden Sofortmaßnahmen wie eine Personalaufstockung und die Einführung eines telefonischen Servicecenters umgesetzt. Zudem wurden 21 Organisationsprojekte (siehe Reformbericht) gestartet und eine integrierte Steuerung entwickelt. Rund 150.000 Verfahren jährlich werden in der Behörde geführt. Der größte Teil sind Verfahren nach dem Niederlassungs- und Aufenthaltsgesetz (Einwanderung).

„Wir haben uns einem intensiven Entwicklungsprozess gestellt und alle Kernprozesse neu gebaut. Ich danke unseren engagierten Mitarbeiter*innen, ohne die dieser Reformprozess nicht funktioniert hätte“, so Georg Hufgard-Leitner.

Gesunkene Verfahrensdauer und mehr Serviceorientierung

Insgesamt konnte die Verfahrensdauer im gesamten Einwanderungsbereich von 68,6 Tagen (2021) auf 41,1 Tage (- 40,1 %) bis heute reduziert werden.

Im Bereich des Aufenthalts von EWR-Bürger*innen konnte die durchschnittliche Verfahrensdauer von 41,3 Tagen (2021) auf 12,9 Tage (2024) gesenkt werden, was einer Reduktion von 68,8 % entspricht.

 Im Drittstaatsbereich sanken die Verfahrenszeiten für Niederlassungs- und Aufenthaltsverfahren von 105,7 Tagen (2021) auf 87,1 Tage (2024), eine Verringerung um 17,6 %. Verlängerungsanträge werden nun in 46 Tagen statt 69,8 Tagen (2021) bearbeitet, ein Rückgang von 34,1 %.

Die Reformmaßnahmen führten auch zu einer erhöhten Abschlussquote bei Staatsbürgerschaftsverfahren: 2023 wurden 7.356 Verfahren abgeschlossen, während es 2020 noch 5.609 waren, 5.999 im Jahr 2021 und 6.663 im Jahr 2022.

Im Jahr 2023 wurden 263.774 Kund*innentelefonate geführt, mit einer durchschnittlichen Dauer von 3,64 Minuten. Bis Ende September 2024 wurden 173.913 Anrufe entgegengenommen, im Schnitt innerhalb von 101 Sekunden. Rückruftickets wurden im Jahr 2024 durchschnittlich in zwei Tagen bearbeitet. 

Herausforderung Staatsbürgerschaft: Aufstockung der Antragstermine auf 1.300 

Die Staatsbürgerschaftsverfahren verzeichnen Fortschritte, mit intensivem Fokus auf Serviceverbesserungen. Die Reaktionszeit am Telefon wurde auf unter zwei Minuten gesenkt, und um der stark gestiegenen Nachfrage gerecht zu werden, wurden Maßnahmen zur Erhöhung der Antragstermine umgesetzt: von 300 Terminen im Jahr 2021 auf 1.300 Termine ab September 2025. Aktuell liegen die Wartezeiten bei 324 Tagen für Termine, bedingt durch das Bevölkerungswachstum in Wien und eine hohe Nachfrage, die auch Verfahren gemäß § 58c StbG (für Nachkommen österreichischer NS-Verfolgter) und globale Unsicherheiten einschließt. Die Reformen zeigen ihre Wirkung: Die Zahl der abgeschlossenen Staatsbürgerschaftsverfahren stieg von 5.609 (2020) über 5.999 (2021) und 6.663 (2022) auf 7.356 im Jahr 2023.

Serviceangebot durch Kooperationen deutlich erweitert

Im 2021 eröffneten Business Immigration Office arbeiten die Referent*innen der Einwanderungsbehörde Tür an Tür mit Berater*innen der Wiener Wirtschaftsagentur. Anträge auf Rot-Weiß-Rot-Karten werden hier gemeinsam mit dem AMS geprüft, was den Arbeitgeberinnen eine reibungslosere Begleitung ihrer künftigen Mitarbeiterinnen ermöglicht. Zusätzlich bietet die Kooperation mit dem „Beratungszentrum für Migranten und Migrantinnen“ monatlich bis zu 1.300 Personen umfassende Erstinformationen zum Einbürgerungsverfahren, inklusive individueller Beratungen zu den erforderlichen Unterlagen und Voraussetzungen.

Zielgruppengerechte Information

Sämtliche Webseiten der Abteilung Einwanderung und Staatsbürgerschaft wurden von 2021 bis 2023 in Abstimmung mit den Fachbereichen in leicht verständliche Sprache übertragen. Ein eigenes Redaktionsteam wurde innerhalb der Abteilung aufgebaut und Mitarbeiter*innen in „Leicht verständlicher Sprache“ (LVS) geschult.

Online Assistenten erleichtern ebenfalls den Weg durch das Informationsangebot: Personen, die an der österreichischen Staatsbürgerschaft interessiert sind, können sich seit 2022 durch eine Befragung im Online-Assistenten einen ersten Überblick verschaffen, ob sie die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Antragstellung erfüllen. 2024 wurde dieser Assistent um einen Teil zur österreichischen Staatsbürgerschaft für Kinder erweitert.

Wer nach Österreich einwandern möchte, kann die Fragen im Online-Assistent Einwanderung beantworten und wird zum passenden Aufenthaltstitel und zur Terminbuchung im richtigen Referat geleitet. Zuletzt wurde ein eigener Online-Assistent und eine eigene Webseite in vier Sprachen erstellt, um Interessierte an der 2024 eingeführten Rot-Weiß-Rot-Karte plus für Vertriebene aus der Ukraine umfassend zu informieren. Die Webseiten/ Online-Assistenten werden regelmäßig überprüft und ausgebaut.

Ständige Weiterentwicklung geplant

Der begleitete Reformprozess endet und geht fließend in einen ständigen Verbesserungsprozess über. Die Abteilung ist nun nachhaltig so aufgestellt, dass sie die eigene Arbeitsweise kontinuierlich hinterfragen und Prozesse ständig optimieren kann. Dabei ist die Qualität der Entscheidungen durch integrierte Managementsysteme weiterhin abgesichert. 

Diese ständige Weiterentwicklung wird angesichts zukünftiger Herausforderungen notwendig sein, sagt Abteilungsleiter Georg Hufgard-Leitner: „In der Stadt Wien –  Einwanderung und Staatsbürgerschaft werden komplexe Bundesgesetze vollzogen, und geopolitische Entwicklungen haben einen massiven Einfluss auf die Nachfrage. Brexit, Ukraine-Krieg, Nah-Ost-Konflikt sind nur einige Beispiele. Die Behörde muss weiterhin in der Lage bleiben, flexibel auf Veränderungen einzugehen und ihre Arbeitsweise neuen Fragestellungen anzupassen.“

Den gesamten Reformbericht können Interessierte ab sofort im Internet unter http://www.einwanderung.wien.at downloaden.